ケアマネに渡す資料、これだけは入れておけ
nakuru
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入居の紹介がほしくて、施設の案内資料を作ってケアマネのもとへ配る。多くの介護施設がやっていることです。ただ、その資料が机の引き出しにしまわれたまま、一度も開かれずに終わっている——そんなことも、めずらしくありません。
ケアマネは何人もの利用者を担当しながら、施設からの営業を次々に受けています。そのなかで、立派なパンフレットを作っても、見られずに終わってしまうことがあります。
私自身、施設の側からケアマネのところへ足を運んでいた頃、同じ壁にぶつかりました。きれいに作り込んだ冊子を置いてきても、後日の問い合わせにはつながらない。この記事では、ケアマネが資料の「どこ」を見ているのか、そして「これだけは入れておけ」という4つの情報を、営業してきた側の視点で整理します。
ケアマネに渡す資料の多くは、見られずに終わっている
まず知っておきたいのは、ケアマネが資料を開くときに頭にあることです。それは「今担当しているこの利用者を、この施設で受けてもらえるか」という、とても具体的な問いです。
ところが、施設が作る資料の多くは、理念・沿革・代表の挨拶・きれいな外観写真から始まります。施設の想いを伝えたい気持ちはよくわかります。ただ、ケアマネが知りたい答えがその先にあると、たどり着く前に資料が閉じられてしまいます。
私が営業に回っていた頃に実感したのも、まさにここでした。中身を作り込んだ冊子よりも、知りたいことが一目でわかる一枚の紙のほうが、後日の反応がよかった。ケアマネは資料を「読む」のではなく、必要な情報を「探して」います。その探しものがすぐ見つかる資料が、結果として紹介につながります。
これだけは入れておけ｜ケアマネが本当に見ている4つの情報
ケアマネが「この施設を紹介できるか」を判断するために必要な情報は、突き詰めると次の4つに絞られます。これさえそろっていれば、資料としての役目はほぼ果たせます。
2-1 空き状況——「今、入れるのか」
いちばん見られるのがここです。どれだけ良い施設でも、空きがなければ今は紹介できません。「空室あり」「近く空き予定」「満室・待機」のどれなのか、そしてそれが「いつ時点の情報か」を必ず書いておきます。
注意したいのは、古い空き情報は逆効果になるということです。問い合わせるたびに「もう埋まっています」が続くと、ケアマネは次第に連絡しなくなります。空き状況は、資料のなかでいちばん鮮度が問われる項目です。
2-2 料金——家族に説明できる費用の目安
ケアマネは、利用者の家族に費用を説明する立場にあります。だからこそ、月にどのくらいかかるのかの目安と、何が含まれて何が別途かかるのかを知りたがります。
入居一時金の有無、家賃・管理費・食費、介護保険の自己負担、おむつ代などの実費——こうした費用の「項目」を整理しておくだけで、ケアマネは家族に説明しやすくなります。「詳しくはお問い合わせください」だけだと、家族に伝えられないので紹介をためらわれます。正確な金額でなくてもかまいません。おおよその幅で示しておくことが大切です。
2-3 受け入れ条件と医療対応——どこまで対応できるか
ケアマネが紹介先を選ぶとき、いちばん判断に迷うのがこの部分です。要介護度の範囲、認知症の方の受け入れ、看取りへの対応、そして医療処置——たんの吸引、経管栄養、インスリン注射、在宅酸素など、どこまで対応できるのか。
ここは「ご相談に応じます」で済ませず、対応できる・できない・要相談を、できるだけ具体的に分けて書いておきます。受け入れの線引きがはっきりしている施設は、ケアマネが「この利用者なら、ここに出せる」とその場で判断できます。この一手間が、紹介のスピードを大きく左右します。
2-4 連絡先と、返事の速さ
誰に連絡すればいいのか。窓口になる担当者の名前、電話番号、対応できる時間帯を明記します。
ケアマネの動きは速いです。退院のタイミングなどで「今すぐ受け入れ先を探したい」という場面が何度もあります。そんなとき、連絡してすぐに返事が来る施設は、それだけで紹介の優先順位が上がります。資料に相談員の名前が出ていて「この人に連絡すればいい」とわかるだけでも、ケアマネにとっては連絡のハードルが下がります。
理念やこだわりは「最後に、短く」
では、理念やケアへの想いは資料に入れないほうがいいのか。そうではありません。最後の決め手になることもありますし、施設の人柄が伝わる部分でもあります。
大切なのは順番です。判断材料を先に、想いは後に。冒頭に想いを長く置くと、肝心の4つの情報にたどり着く前に閉じられてしまいます。同じ内容でも、並べる順番を変えるだけで、読まれ方は変わります。
資料は「渡して終わり」ではない
もうひとつ見落としやすいのが、資料は配ったあとも生き続けるという点です。空き状況も料金も、時間がたてば変わります。一度配った紙が古くなると、かえって信頼を損ないます。
そこで、最新の空き状況をどう届けるかを、あらかじめ決めておきます。紙だけだと、更新のたびに配り直しになって続きません。自社のホームページに空き状況を載せておけば、ケアマネはそこを見れば済みます。あるいは、登録してくれたケアマネにLINE公式アカウントで空き情報だけを届ける方法もあります。
ただし、ここで気をつけたいことがあります。頻繁な営業連絡は、ケアマネに嫌がられます。送るのは空き情報など、相手が本当に必要としているものに絞ること。やみくもな連絡がかえって関係を遠ざける話は、ケアマネが「もう来ないでほしい」と思う営業でも触れています。
まとめ｜資料は、ケアマネが家族に説明するための道具
ケアマネに渡す資料は、施設の自己紹介ではなく、ケアマネが家族に説明するときに使う道具だと考えると、何を入れるべきかがはっきりします。
空き状況・料金・受け入れ条件と医療対応・連絡先と返事の速さ。この4つがそろっていれば、ケアマネは安心して紹介できます。理念や想いは最後に短く。そして、空き状況をどう更新して届け続けるかまでをセットで考える。これだけで、資料の力は大きく変わります。
合同会社QOLでは、介護施設に特化したホームページ制作と、空き状況の発信やケアマネへの情報提供を支えるLINE公式アカウントの仕組みづくりをお手伝いしています。「資料は作ったけれど、最新の空き状況をどう届けるかで困っている」という施設様は、ぜひ一度無料相談をご利用ください。介護現場22年・介護福祉士の代表が、集客と紹介の両面からご相談に応じます。
